¿Qué es una Ficha? Tipos y Ejemplos

Las fichas son ficheros que registran determinados datos (generales, bibliográficos, policiales, etc.). Las fichas (del francés fiche) suelen ser pequeñas y rectangulares, por lo que se pueden almacenar fácilmente en archivos. Por ejemplo: "Ahora miro el archivo y confirmo en qué año se publicó este libro", "Para unirte al club, debes completar este archivo", "María agregará nuevos datos a tu archivo".

Definiciones, ejemplos y tipos de fichas

El papel o cartón que te permite controlar la entrada y salida de tu trabajo también se conoce como tarjeta. Actualmente estas tarjetas también se pueden gestionar a través de archivos digitales: "El jefe está furioso: acaba de analizar las tarjetas de un mes y descubrió que llegaste tarde seis veces", "Quiero que desaparezcan las tarjetas para que no subestimen mi asistencia" .

El uso frecuente de documentos está relacionado con las características principales del libro de registro, informe o encuesta. De esta forma, el contenido de una determinada publicación puede conocerse con la simple lectura del documento, lo que facilita la tarea de archivo y búsqueda de información: “El documento debe incluir el título de la obra, el nombre del autor, la fecha de edición y un resumen de tu argumento", "Lo siento, ¿puedes ayudarme? No puedo encontrar la documentación para este libro.

Fichas de papel

Las tarjetas de papel son las predecesoras de los registros de bases de datos actuales y se almacenan en la memoria de la computadora. Si bien tener un procesador moderadamente eficiente hoy en día es suficiente para encontrar la información requerida en segundos (dependiendo de la capacidad de la base de datos y las especificaciones técnicas del dispositivo, el tiempo mínimo puede ser una fracción de segundo), la búsqueda depende de muchos. diferentes factores.

Por un lado, las habilidades del líder de revisión de documentos son clave para reducir el tiempo de búsqueda, sin embargo, si los procedimientos almacenados no siguen un orden y una estructura bien definidos, la eficiencia de esta fase es inútil. Las organizaciones de registro deben centrarse en las necesidades de quienes utilizarán los datos contenidos en ellas; por lo tanto, no existe un diseño único para todos.

Características de una ficha

Al igual que pasa con otros documentos con una base de datos digital, no todos los campos tienen que ser esenciales, pero es importante que sean útiles, de lo contrario, desperdician espacio innecesario y afectan negativamente la clasificación y la búsqueda.

En primer lugar, existe un campo que permite archivar los archivos de forma ordenada, para ello se pueden utilizar diversos datos, como fecha de creación, números de identificación incrementales o letras. Dependiendo de la situación, se pueden combinar varios enfoques para producir una organización más compleja, por ejemplo, clasificar los archivos por la primera letra del apellido del cliente y luego por fecha de alta.

Fichas pequeñas no descriptivas

En otro sentido, un token es una pequeña pieza que se utiliza para abrir o cerrar una barrera, poner en marcha alguna máquina o establecer una comunicación. En el pasado, antes del teléfono móvil, la única forma de hacer una llamada desde la calle era a través de un teléfono público, que inicialmente no aceptaba monedas (como ahora), sino tokens especialmente diseñados que se podían encontrar en ciertas tiendas.

También se denominan fichas a las piezas que se utilizan en determinados juegos o en sustitución de las monedas en los casinos: "Voy a cambiar más fichas para jugar a la ruleta", "No vamos a poder jugar al dominó porque he perdido unos récords".

Razones por las cuales es necesario hacer una ficha

Estas etiquetas se pueden desarrollar en cartón o mediante maquetas digitales, sin embargo, cada una de ellas debe permanecer en un tamaño similar y ordenarse de acuerdo con un tema o autor específico. Recuerde, estos documentos se utilizan para almacenar resúmenes, observaciones, lecturas y experiencias.

Cabe recordar que este archivo te permitirá registrar los pensamientos del autor así como las citas más importantes a la hora de realizar una investigación. Si tiene un archivo, puede usarlo porque la información necesaria y adecuada se almacena de manera ordenada.

Cabe señalar que una tarjeta se hace por los diversos beneficios que ofrece, como algunos de los siguientes.

• Se permite la consulta rápida.
• Considerada una fuente flexible de información.
• Permite crear estructuras lógicas y ordenadas de datos.
• La información recopilada se clasifica fácilmente.

¿En qué áreas laborales o escolares se utilizan fichas?

En el lugar de trabajo, las tarjetas se utilizan a menudo en el campo de los recursos humanos, donde el objetivo es crear una base de datos de información recopilada de cada empleado. Este tipo de tarjeta suele ser muy útil cuando hay una urgencia médica o al rellenar documentos.

El archivo de empleados en el área laboral, muchas veces solicitando información personal del empleado, así como su información educativa y datos de contacto de emergencia.

Para las fichas en el ámbito escolar se pueden mencionar las fichas descriptivas, que suelen ser utilizadas por los docentes en las instituciones educativas para registrar el comportamiento de los estudiantes así como su progreso cognitivo. .

Por lo general, los profesores suelen hacer una ficha descriptiva de cada alumno, para que posteriormente los profesores puedan observar el progreso de los alumnos. La estructura del archivo es básica, contiene los datos personales del alumno y dos columnas con sus puntos fuertes.